COLEGIUL PROFESIONAL DE REDACŢIE

Colegiul redacţional:
Dr. Pantel Marton Gyorgy
Dr. Bogdan Popescu
Dr. Radu Ţepordei
Dr. Mihai Tozlovanu
Av. Luciana Mihai
Ing. Narcisa Carmen Şorop


Colegiul ştiintific de redacţie:
Conf. Dr. Ştefan Ioan Stratul
Şef. lucrări Dr. Liviu Zetu
Conf. dr. Irina Zetu
Şef. lucrări Dr. Dragoş Epistatu
Dr. Bogdan Oprea
Dr. Dan Ioan Lazăr
Dr. Ionuţ Brânzan
Prof. Dr. Nathan Fuhrmann
Asist. Dr. Bogdan Bâldea
Dr. Sanda Danciu-Stanoiu


Redactor şef:
Dr. Vlad Cristian Deac


Secretariat redacţie:

 Anamaria Capotescu 


Contacte:
Adresa redacţiei:
Redacţia: AMSPPR-Str. Vicenţiu Babeș nr. 24 ap.6 cod 310029 Arad, jud. Arad
Tel./Fax: 0257-206.180
Email: redactie@dental.ro
Web: www.viatastomatologica.ro


Redactare afişe şi editare imagini:

Monica Butnaru
0740 315 218
www.monicabutnaru.com

Mod intocmire utilizare a doc financiar contabile

Modalitatea de întocmire şi utilizare a documentelor financiar-contabile (factură şi chitanţă) emise de cabinetul de medicină dentară – conţinut minimal obligatoriu

Av. Luciana Mihai

Este deja de notorietate faptul că începând cu 1 ianuarie 2007, data aderării României la Uniunea Europeană, formularele cu regim special (inclusiv factura şi chitanţa) nu au mai fost tipărite, înseriate şi numerotate în conformitate cu prevederile art. 1 alin. 5 din Hotărârea Guvernului nr. 831 / 1997 pentru aprobarea modelelor formularelor comune privind activitatea financiară şi contabilă şi a normelor metodologice privind întocmirea şi utilizarea acestora, act normativ abrogat de Hotărârea Guvernului nr. 105 / 2009.
Fiecare agent economic (inclusiv titularii profesiilor liberale, respectiv medicii dentişti, în oricare dintre formele de organizare prevăzute de lege) are obligaţia de a întocmi şi utiliza formulare financiar-contabile, cu respectarea reglementărilor în domeniu.
În conformitate cu prevederile imperative ale L. nr. 82 / 1991, legea contabilităţii, republicată, societăţile comerciale cât şi persoanele fizice care desfăşoară activităţi producătoare de venituri au obligaţia să organizeze şi conducă contabilitatea proprie.
În acest scop prestatorii de servicii de medicină dentară care îşi desfăşoară activitatea ca persoane juridice (societăţile comerciale cu obiect unic de activitate serviciile de asistenţă stomatologică) sau ca persoane fizice (titulari ai cabinetelor medicale individuale de medicină dentară ori medici dentişti înregistraţi ca persoane fizice independente) au obligaţia de a organiza şi conduce contabilitatea în partidă dublă, respectiv în partidă simplă, după caz.
În oricare dintre situaţii prestarea serviciului medico-dentar este însoţită de emiterea documentelor financiar-contabile în baza cărora operaţiunea este înscrisă în contabilitate.
Regimul juridic al facturii este stabilit prin dispoziţiile art. 155 din Codul fiscal, cu modificările şi completările ulterioare, în conformitate cu care se naşte obligaţia persoanei impozabile care efectuează o livrare de bunuri sau o prestare de servicii de a emite o factură către fiecare beneficiar.
Art. 155 alin. 5 din Codul fiscal stipulează care sunt informaţiile cuprinse în mod obligatoriu în conţinutul facturii.
Pentru că în lumina modificărilor legislative impuse de aquis-ul comunitar regimul juridic al facturii este stabilit în scopul colectării de TVA, iar potrivit prevederilor art. 141 alin. 1 lit. b din Codul fiscal prestările de servicii efectuate în cadrul profesiunii lor de către stomatologi sunt operaţiuni de interes general scutite de taxă (TVA), indiferent de valoarea cifrei de afaceri, apreciem că este nerelevant să redăm întregul conţinut al dispoziţiilor legale menţionate.
Ceea ce trebuie însă menţionat este faptul că dincolo de rolul fiscal al facturii în materie de TVA, aceasta are rolul de a sta la baza înregistrărilor financiar-contabile şi de a servi ca document probator preconstituit al dreptului de creanţă pe care prestatorul de servicii stomatologice îl are împotriva pacientului căruia i s-a efectuat un act medical a cărei contravaloare nu a fost achitată.
Dacă în domeniul medical al serviciilor prestate de persoane fizice actele normative incidente nu impun in mod direct obligaţia de a emite factură, în cazul persoanelor juridice (societăţi comerciale cu obiect unic de activitate) nu există prevederi derogatorii, fiind supuse obligaţiei general-valabile impusă comercianţilor de a elibera factură la solicitarea clienţilor (art. 2 din O.U.G. nr. 28 / 1999).
Se impune să subliniem totodată şi regimul distinct în materia obligaţiei de a emite bon fiscal, în sensul că numai cabinetele a căror formă de organizare este societate comercială cu obiect unic de activitate au obligaţia de a emite bon fiscal, pe când persoana fizică care prestează aceeaşi profesiune medicală în forma de organizare a cabinetului medical individual nu este supusă acestei obligaţii; în urma încasării venitului aferent actului medical medicul va elibera chitanţă.
Din punct de vedere juridic disticţia dintre factură şi chitanţă poate fi rezumată simplificat prin faptul că în factură se consemnează o plată de încasat iar în chitanţă se consemnează o plată efectuată, adică o sumă care a fost deja achitată de beneficiar prestatorului.
Din acest motiv pentru serviciile medicale efectuate de persoane fizice care sunt achitate la data efectuării nu este necesară emiterea facturii.
În baza reglementărilor stabilite de Norma metodologică de întocmire şi utilizare a documentelor financiar-contabile aprobată prin Ordinul nr. 3512 / 2008 privind documentele financiar-contabile emis de Ministerul Economiei şi Finanţelor, indiferent de forma de organizare a cabinetului de medicină dentară, operaţiunile economico-financiare se consemnează în momentul efectuării lor în documente justificative, pe baza cărora se fac înregistrări în contabilitate.
Documentele justificative (inclusiv factura şi chitanţa) trebuie să cuprindă următoarele elemente principale:
- denumirea documentului;
- denumirea / numele şi prenumele şi, după caz, sediul / adresa persoanei juridice / fizice care întocmeşte documentul;
- numărul documentului şi data întocmirii acestuia;
- menţionarea părţilor care participă la efectuarea operaţiunii economico-financiare (când este cazul);
- conţinutul operaţiunii economico-financiare şi, atunci când este necesar, temeiul legal al efectuării acesteia;
- datele cantitative şi valorice aferente operaţiunii economico-financiare efectuate, după caz;
- numele şi prenumele precum şi semnăturile persoanelor care răspund de efectuarea operaţiunii economico-financiare, ale persoanelor cu atribuţii de control financiar preventiv şi ale persoanelor în drept să aprobe operaţiunile respective, după caz;
- alte elemente menite să asigure consemnarea completă a operaţiunilor efectuate.
Documentele care stau la baza înregistrărilor în contabilitate pot dobândi calitatea de document justificativ numai în condiţiile în care furnizează toate informaţiile prevăzute de normele legale în vigoare.
Cabinetele stomatologice organizate în forma societăţii comerciale cu obiect unic de activitate se supun şi legislaţiei speciale, în sensul că au obligaţia de a menţiona şi forma juridică, codul unic de înregistrare, numărul de înregistrare în Registrul comerţului, capitalul social.
Conform reglementărilor stabilite prin O. nr. 3512 / 2008, chitanţa (cod 14-4-1) este prevăzută la secţiunea Mijloace băneşti şi decontări.
Potrivit acestor reglementări, chitanţa serveşte ca document justificativ pentru depunerea unei sume în numerar la casieria unităţii şi de înregistrare în registrul de casă şi în contabilitate.
În cazul prestării de servicii de medicină dentară, fiind servicii fără drept de deducere coform art. 141 alin. 1 lit. b din Codul fiscal, formularul de chitanţă este documentul justificativ care stă la bază înregistrării veniturilor în contabilitate.
Chitanţa se întocmeşte în două exemplare pentru fiecare sumă încasată şi se semnează de către cel care încasează suma şi întocmeşte chitanţa. Exemplarul 1, purtând stampila unităţii emitente circulă la depunător (în speţă, se eliberează pacientului) iar exemplarul 2 rămâne în carnet şi este folosit ca document de verificare a operaţiunilor efectuate în registrul de casă. După utilizarea completă a carnetului, exemplarul 2 se arhivează la compartimentul financiar-contabil.
În Anexa nr. 3 la O. nr. 3512 / 2008 emis de MEF este stipulat conţinutul minimal al formularului chitanţă, astfel:
- denumirea unităţii, codul de identificare fiscală, numărul de înregistrare la oficiul registrului comerţului (respectiv în Registrul unic al cabinetelor medicale), sediul;
- denumirea, numărul şi data (ziua, luna, anul) întocmirii;
- numele şi prenumele persoanei fizice care depune suma şi ce reprezintă suma depusă, sau după caz, denumirea persoanei juridice, codul de identificare fiscală, numărul de înregistrare la oficiul registrului comerţului, sediul (localitate, stradă, număr), judeţul persoanei juridice;
- suma în cifre şi litere;
- semnătura celui care încasează.
În raport cu reglementările stabilite prin Codul fiscal şi cele normative incidente rezultă că nu există nicio normă care să instituie obligaţia pentru emitent ca în conţinutul minmal obligatoriu al chitanţei sau facturii să fie notat codul numeric personal al beneficiarului persoană fizică / pacientului.
În reglementarea conţinutului obligatoriu al facturii, în Codul fiscal se face referire la codul de înregistrare şi la beneficiar / cumpărător.
Apreciem că normele de drept fiscal nu pot fi aplicate prin analogie, astfel că trebuie reţinută concluzia că notarea codului numeric personal al beneficiarului persoană fizică pe documentul justificativ emis de prestator nu este prevăzută în normele legale.
Cu toate acestea, la controlul ANAF se cere ca pe documentele justificative de înregistrare în contabilitate să fie trecut codul numeric personal al beneficiarului persoană fizică.
Organele de control fiscal motivează această cerinţă în baza reglementărilor fiscale cu privire la obligativitatea notării codului de înregistrare fiscală pentru beneficiarii persoane juridice, aplicând legea prin analogie.
Prin raportare la prevederile art. 3 din Ordinul nr. 2224 / 2006 emis de Ministerul Finanţelor se pretinde că în raport cu organul fiscal singurul atribut de identificare al persoanei fizice este codul numeric personal.
Pe acest considerent organele fiscale interpretează că trebuie să fie notat codul numeric personal fiind codul de înregistrare al cumpărătorului persoană fizică (în speţă al pacientului), apreciind totodată că în felul acesta se asigură şi un element de siguranţă.
Dincolo de astfel de interpretări, ceea ce putem afirma cu certitudine este faptul că înainte de a face orice fel de operaţiuni cu codul numeric personal al persoanelor înregistrate într-o bază de date, respectiv înainte de a emite facturi ori chitanţe în conţinutul cărora să fie trecut codul numeric personal al pacientului, cabinetele de medicină dentară, indiferent de forma de organizare, trebuie să se înregistreze ca operatori de date personale la Autoritatea naţională de supraveghere a prelucrării datelor cu caracter personal.
În baza dispoziţiilor L. nr. 677 / 2001 pentru protecţia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal şi libera circulaţie a acestor date, autoritatea în domeniu este notificată potrivit reglementărilor legale.
Respectiva autoritate (care la rându-i a purtat un dialog cu organele fiscale pe această temă) recomandă ca orice colectare şi prelucrare a datelor cuprinse în codul numeric personal trebuie realizată cu consimţământul expres şi prealabil al persoanei (în speţă, pacientul).